Электронный документооборот

По каким данным происходит идентификация абонентов в системе электронного документооборота (лицевой счет, договор, номер телефона, другое)?

Идентификация абонентов в системе «Диадок» происходит по ИНН и КПП. Для корректного выставления платежных документов через систему ЭДО в биллинговой системе (FF) должны быть внесены актуальные ИНН и КПП абонента.

При отсутствии ИНН или КПП (либо не соответствующих действующим в настоящее время), система ЭДО выдаст ошибку при идентификации абонента и не отправит платежные документы.

Так же несовпадение юридического адреса организации в биллинговой системе и системе «Диадок» приведет к возврату счет-фактуры для уточнения.

Можно ли платежные документы получать по электронной почте, если мы сообщим МГТС свой электронный адрес?

Электронные счета-фактуры передаются только через Операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на внешнем электронном носителе, так как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы

Каков порядок обмена электронными счетами – фактурами?

Порядок обмена электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ №50Н от 12.04.2011. Согласно порядку, выставить документ можно исключительно через оператора электронного документооборота (ЭДО), чья деятельность регламентируется Приказом ФНС России от 20.04.2012 N ММВ-7-6/253@. Все официально зарегистрированные операторы ЭДО перечислены на сайте ФНС.

Оператор обеспечивает форматный контроль электронного документа, гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя и формирует все служебные документы, подтверждающие дату и факт выставления. Порядок обмена состоит из нескольких шагов:

1. Продавец подписывает и отправляет электронный счет-фактуру. Оператор автоматически фиксирует дату выставления счета-фактуры.

2. Оператор передает электронный счет-фактуру покупателю и автоматически фиксирует дату получения.

3. Покупатель, получив документ, подписывает и отправляет продавцу извещение о получении.

Подробнее о порядке обмена электронными счетами-фактурами

Каковы перспективы у СЭД?

Электронный обмен данными в такой огромной стране как Россия просто необходим, поэтому будет активно развиваться. Тому способствуют и интересы государства. В рамках «дорожной карты» «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», утвержденной распоряжением Правительства от 11 июня 2013 г. №953-р, обозначено «Создание правовых условий массового внедрения электронного документооборота во всех сферах российской экономики». В связи с этим определен ряд задач, которые необходимо решить в ближайшем будущем: отмена ограничений на использование электронных документов при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти, унификация форматов обмена данных при взаимодействии государства и предпринимателей с учетом международных стандартов, внесение изменений в законодательство РФ, предусматривающих возможность архивирования документов, обязательных для сохранения на длительный срок, в электронном виде, в том числе электронных образов документов, скрепленных электронной подписью.

Каковы функции системы электронного документооборота?

Прежде всего, СЭД решает две фундаментальные задачи:

1. обеспечивает электронный обмен документами с государством (отчеты в налоговую, ПФР, фонды соцстраха и т д.);

2. обеспечивает электронный обмен документами с контрагентами.

Таким образом, СЭД — это процесс обмена документами в электронном виде: актами, счетами-фактурами, договорами, книгами учета доходов и др. Все эти документы обладают юридическим статусом, равнозначным тому, который имеют бумажные документы с синей печатью и подписью. Такую юридическую силу гарантирует им Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи».

Кроме того, СЭД полностью снимает вопросы с расстояниями, разделяющими компанию от контрагента. Это значит, что, если ваш контрагент находится, допустим, на Камчатке, то благодаря СЭД он сможет получить от вас акт, счет или договор за считанные секунды. При значительном увеличении скорости документооборота снижается риск потери документов, компании экономят на курьерской или почтовой доставке.

Зачем нужна электронная подпись?

В настоящее время компании осуществляют активный переход с бумажного документооборота на электронный, поэтому обычным для нас подписям и печатям на бумаге нужен аналог. Этим аналогом является ЭП.

Будет ли тарифицироваться, как отдельный документ, отправка корректировочного счета-фактуры?

Корректировочный счет-фактура — самостоятельный документ. Электронный корректировочный счет-фактура должен быть выставлен согласно Порядку обмена электронными счетами фактурами (утвержденному Приказом МФ России от 25.04.2011 №50н). Поэтому документооборот для электронного корректировочного счета-фактуры будет таким же, как и для электронного счета-фактуры, и тарифицироваться он будет так же, как и электронный счет-фактура.

Иногда бывает так, что после подписания в документе обнаруживают ошибку. В таких случаях стороны составляют новый документ, а ошибочный признают недействительным. При этом бумагу можно уничтожить или составить акт (соглашение) об аннулировании. А вот как быть с электронным документом?

В Диадоке реализован процесс аннулирования входящих и исходящих документов. Если отправитель или получатель уже подписанного электронного документа обнаружат в нем ошибку, они могут составить электронное соглашение о признании этого документа недействительным. Для этого достаточно открыть документ и нажать на кнопку «Аннулировать». Диадок самостоятельно сформирует соглашение об аннулировании, предоставит пользователю возможность указать причину аннулирования документа в комментарии, подписать и отправить данное соглашение контрагенту. Т.к. аннулирование — двусторонний процесс, чтобы признать документ недействительным под соглашением необходима подпись второй стороны. При этом если контрагент не согласен с решением об аннулировании, он имеет право отказать в подписи. В этом случае электронный документ остается юридически значимым. В настройках личного кабинета есть возможность настроить получение уведомлений о запросах на аннулирование документов. В случае, если электронный документ с запросом подписи получателя (например, акт) еще не подписан второй стороной, то отправитель может аннулировать его в одностороннем порядке. То же касается счетов-фактур с незавершенным документооборотом.

Если пользование Электронным документооборотом прекращено/приостановлено, будут ли доступны ранее переданные/полученные через ЭДО документы?

Да, доступ к документам останется. Даже при прекращении работы в системе Диадок, документы остаются на сервере оператора. Пользователь сможет в любое время просмотреть свои документы, авторизовавшись по логину/паролю.

Помимо прочего у пользователя всегда есть возможность скачать документы с сервера.

Что такое Электронный документооборот?

Мгновенная и гарантированная доставка документов; Автоматическое протоколирование; Обеспечение юридической значимости (исключена возможность подделки); Конфиденциальность передаваемой информации; Использование СКЗИ (программа, которая обеспечивает шифрование и цифровую подпись на компьютере); Безопасность электронных документов; Простота подключения; Моментальный поиск в электронном архиве.